Verwerking van persoonsgegevens

De toegang tot en het gebruik van deze website en de mobiele dienstencheque-app (hierna gezamenlijk “de site” genoemd) zijn onderworpen aan de naleving en onvoorwaardelijke aanvaarding van alle voorwaarden, bepalingen en disclaimers in dit document. Door gebruik te maken van de site stemt u uitdrukkelijk en zonder beperking in met deze voorwaarden, bepalingen en disclaimers.

 

1 Verantwoordelijke entiteiten

Sodexo Pass Belgium (hierna “Sodexo”), waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te Pleinlaan 15, B-1050 Brussel met ondernemingsnummer BE 403.167.335, beheert deze site.

Sodexo voert overheidsopdrachten uit met betrekking tot de uitgifte en terugbetaling van papieren en/of elektronische dienstencheques die haar werden toegekend door de aanbestedende overheden (Brussels Hoofdstedelijk, Vlaams en Waals Gewest, hierna “aanbestedende overheden” of “aanbestedende overheid” genoemd).

 

2 Gebruik van informatie – intellectuele eigendomsrechten

De volledige inhoud van deze site is beschermd door intellectuele eigendomsrechten van Sodexo en/of de aanbestedende overheden.

“Sodexo” en andere namen van producten en/of diensten waarnaar op deze site wordt verwezen, zijn gedeponeerde handelsmerken van Sodexo of haar zusterbedrijven. U mag geen informatie, software, producten of diensten die u via deze site verkrijgt wijzigen, kopiëren, distribueren, overbrengen, verspreiden, representeren, reproduceren, publiceren, in licentie geven, overdragen of verkopen, noch daarvan afgeleide werken schrijven zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Sodexo.

 

3 Op de site gepubliceerde informatie

De informatie op deze site is afkomstig van betrouwbare bronnen. Sodexo kan echter niet garanderen dat deze informatie volledig, juist en/of actueel is. Bovendien kunnen de informatie, producten en diensten op deze site technische onnauwkeurigheden of typefouten bevatten. Sodexo of haar zusterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor welke schade dan ook die voortvloeit uit mogelijk inadequate, onjuiste, achterhaalde of onvolledige informatie die op deze site wordt getoond.

Bovendien vormt de informatie op deze site op geen enkele wijze een advies met betrekking tot financiën, management, personeelsorganisatie of een aanbeveling van welke aard dan ook: de gegevens die op deze site beschikbaar zijn gemaakt zijn louter ter informatie. Voor specifiek advies op maat van uw situatie kunt u contact opnemen met de betreffende verkoopafdeling.

De gebruiker zal deze informatie op eigen risico gebruiken, met gezond verstand en kritisch denkend in het licht van zijn persoonlijke situatie. De gebruiker blijft als enige verantwoordelijk voor de verbintenissen die hij aangaat.

 

4 Verantwoordelijkheid van de gebruiker van de diensten

4.1 Algemeen:

De gebruiker is verantwoordelijk voor de goede werking van zijn computeruitrusting, modem, telefoonlijn en internettoegang.

4.2 Diensten voor de uitvoering van transacties

Een deel van deze site kan gewijd zijn aan de verwerving, het gebruik en de raadpleging van producten en diensten van Sodexo of haar zusterbedrijven.

Gebruikers zijn zich er ten volle van bewust dat zij zich ertoe verbinden dit deel van de site als een goede huisvader en in overeenstemming met de geldende regels, wetten, voorschriften en gebruiken te gebruiken.

De gebruiker verbindt zich ertoe Sodexo zo snel mogelijk op de hoogte te brengen in geval van moeilijkheden bij het versturen of bevestigen van een bestelling.

In geval van wijziging van de eigen administratieve gegevens dient de gebruiker Sodexo hiervan binnen 8 dagen in kennis stellen.

 

5 Links en hypertekst

Sodexo of haar zusterbedrijven zijn op geen enkele wijze verantwoordelijk voor hyperlinks die zouden worden gemaakt vanaf websites van derden op het internet via de Sodexo-site.

Elke hyperlink naar de Sodexo-site vanaf een andere website moet vooraf schriftelijk en uitdrukkelijk door Sodexo worden goedgekeurd.

Bovendien kan de Sodexo-site links bevatten naar websites die door derden worden beheerd. Deze links zijn uitsluitend voor het gemak van de gebruikers. Sodexo heeft geen controle over deze websites en aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de inhoud ervan. Het opnemen van deze links betekent niet dat Sodexo of haar zusterbedrijven de inhoud van deze sites onderschrijven.

 

6 Bescherming van de persoonlijke levenssfeer

1 Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens en rechtsgrond

Sodexo verzamelt persoonsgegevens van personen die zich inschrijven in het dienstenchequesysteem als gebruiker van dienstencheques (met name via gegevens uit het rijksregister dat door de aanbestedende overheid worden meegedeeld en de inschrijvingsformulieren die op de site beschikbaar zijn), met het oog op de volgende doeleinden en de volgende rechtsgrond:

 

Doel van de verwerking Rechtsgrond
Verzameling namens de aanbestedende overheden van persoonsgegevens met het oog op (i) de goede inschrijving voor het gebruik van dienstencheques en (ii) de nakoming van elke andere verplichting inzake het beheer van dienstencheques en dit in overeenstemming met de opdracht betreffende de uitgifte en terugbetaling van papieren en/of elektronische dienstencheques
  • Naleving van een wettelijke verplichting: wet van 20 juli 2001 tot bevordering van buurtdiensten en -banen en het Koninklijk Besluit van 12 december 2001 betreffende de dienstencheques;
  • Uitvoering van een contract / overheidsopdracht: bijzonder bestek van de aanbestedende overheden

 

Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt door de aanbestedende overheden en een beperkt aantal externe dienstverleners die deze gegevens nodig hebben om Sodexo in staat te stellen een goed beheer van de dienstencheques te verzekeren.

U machtigt Sodexo en de aanbestedende overheid om uw persoonsgegevens te gebruiken teneinde u te informeren over alle aspecten van het dienstenchequesysteem. Het gaat om operationele communicatie waarmee u uw dienstenchequerekening kunt beheren.

Als u meer informatie wenst over ons beleid met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken, raden wij u aan de volgende tekst te lezen.

2 Categorieën van gegevens en bewaartermijn

 

De gebruiker vindt hieronder informatie over de categorieën van persoonsgegevens die door Sodexo worden verwerkt en de duur van de bewaring van deze gegevens.

 

Categorie van verwerkte gegevens* Termijn gedurende welke gegevens moeten worden bewaard
De door de aanbestedende overheid verstrekte gegevens uit het rijksregister (uw volledige naam, geboortedatum, adres, rijksregisternummer en eventuele gezinssamenstelling) De gegevens worden bewaard overeenkomstig de voorschriften van het bestek van de aanbestedende overheid

 

Technische gegevens (IP-adres van het toestel waarmee u uw dienstencheques bestelt en beheert) De gegevens worden bewaard overeenkomstig de voorschriften van het bestek van de aanbestedende overheid.

 

Eventueel: uw contactgegevens, zoals

telefoonnummer en e-mailadres

De gegevens worden bewaard overeenkomstig de voorschriften van het bestek van de aanbestedende overheid.

 

Uw bankrekeningnummer waarmee u uw dienstencheques betaalt De gegevens worden bewaard overeenkomstig de voorschriften van het bestek van de aanbestedende overheid.

 

 

De categorieën persoonsgegevens die in de inschrijvingsformulieren met een teken (*) zijn aangegeven, zijn verplicht omdat ze nodig zijn om u dienstencheques te kunnen verstrekken. Als deze verplichte informatie niet wordt verschaft, kunnen deze handelingen niet worden uitgevoerd.

 

3 Toegang tot de gegevens

 

De veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens van de gebruiker zijn voor Sodexo van groot belang. Sodexo beperkt de toegang tot de persoonsgegevens van de gebruiker daarom tot het personeel van Sodexo dat deze gegevens moet kennen om verzoeken van de gebruiker te kunnen verwerken of de overeengekomen dienst aan de gebruiker te kunnen verlenen.

 

Sodexo kan echter wel de persoonsgegevens van de gebruiker doorgeven aan geautoriseerde dienstverleners (bijvoorbeeld dochterondernemingen van de Sodexo-groep, technische dienstverleners (hosting, onderhoud), consultants, enz.) die Sodexo gebruikt voor het verlenen van haar diensten.

 

Sodexo machtigt deze dienstverleners niet om de gegevens te gebruiken of openbaar te maken, behalve voor zover dit noodzakelijk is om de diensten namens Sodexo uit te voeren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

 

Daarnaast kan Sodexo persoonsgegevens over de gebruiker delen (i) indien dit wettelijk of gerechtelijk vereist is, of (ii) indien Sodexo van mening is dat de overdracht van dergelijke informatie noodzakelijk of gepast is om fysieke schade of financieel verlies te voorkomen, of in verband met een onderzoek naar vermeende of daadwerkelijke onwettelijke  activiteit.

 

4 Rechten van de gebruiker

 

De gebruiker kan zijn rechten uitoefenen door middel van een schriftelijk verzoek via het webformulier dat beschikbaar is op deze site:

 

 

De gebruiker heeft de verschillende rechten die in de onderstaande tabel zijn vermeld:

 RECHT VAN TOEGANG Gebruikers kunnen om toegang tot hun Persoonsgegevens verzoeken. De gebruiker kan ook verzoeken om onnauwkeurige Persoonsgegevens te corrigeren of onvolledige Persoonsgegevens aan te vullen.

Gebruikers kunnen alle beschikbare informatie over de herkomst van hun Persoonsgegevens opvragen en kunnen een kopie van hun door Sodexo verwerkte Persoonsgegevens opvragen.

RECHT OP VERGETELHEID In voorkomend geval laat het recht om vergeten te worden de gebruiker toe om zijn Persoonsgegevens te laten verwijderen indien:

(i)    de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of verwerkt;

(ii)   de gebruiker besluit zijn toestemming in te trekken;

(iii)  de gebruiker  bezwaar maakt tegen een geautomatiseerde verwerking  waarbij wordt gebruikgemaakt  van technische specificaties;

(iv)  zijn Persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;

(v)   zijn Persoonsgegevens moeten worden  gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

(vi)  het wissen ervan verplicht is met oog op de naleving van de toepasselijke wetgeving.

RECHT OP BEPERKING VAN DE VERWERKING In voorkomend geval kan de gebruiker vragen om de verwerking te beperken wanneer:

(i)    hij de juistheid van de Persoonsgegevens betwist;

(ii)   Sodexo geen Persoonsgegevens meer nodig heeft voor verwerkingsdoeleinden;

(iii)  hij om gegronde redenen tegen de verwerking  bezwaar maakt.

RECHT OP OVERDRAAGBAARHEID VAN GEGEVENS In voorkomend geval mag de gebruiker vragen dat zijn Persoonsgegevens mogen overgedragen worden die hij aan Sodexo in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm heeft overgemaakt. Hij heeft het recht om deze Persoonsgegevens aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke over te dragen zonder dat Sodexo dit mag beletten, indien:

a)    de verwerking van zijn Persoonsgegevens  berust op een toestemming of contract; en

b)    de verwerking  via geautomatiseerde procedés wordt verricht.

Gebruikers hebben ook het recht om hun Persoonsgegevens rechtstreeks aan een derde partij van hun keuze door te geven (indien dit technisch mogelijk is).

 

 

RECHT  VAN BEZWAAR TEGEN VERWERKING IN HET KADER VAN DIRECT MARKETING De gebruiker heeft het recht om  bezwaar te maken (“recht op terugtrekking”) tegen de verwerking van zijn Persoonsgegevens (met inbegrip van profilering of commerciële communicatie). Wanneer Sodexo de Persoonsgegevens van de Gebruiker verwerkt op basis van zijn toestemming, kan de Gebruiker zijn toestemming te allen tijde intrekken.
RECHT OM NIET TE WORDEN ONDERWORPEN AAN GEAUTOMATISEERDE  BESLUITVORMING De gebruiker heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering gebaseerd  besluit,  waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft.
RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN BIJ DE BEVOEGDE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT Indien de gebruiker een klacht heeft met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kan hij het formulier voor klachten/verzoeken invullen en verzenden of zijn klacht per e-mail of post sturen in overeenstemming met Sodexo’s globale beleid betreffende het beheer van klachten/verzoeken. Indien de gebruiker niet tevreden is met de reactie van Sodexo, kan hij of zij andere verhaalsmogelijkheden zoeken door contact op te nemen met de bevoegde toezichthoudende autoriteit of rechtbank. Hij kan in het bijzonder contact opnemen met de leidende toezichthoudende autoriteit van Sodexo, de Belgische toezichthoudende autoriteit “CBPL” (www.privacycommission.be).

 

 

In geval van wijziging van de eigen administratieve gegevens dient de gebruiker Sodexo hiervan binnen een maand in kennis stellen.

Voor meer informatie kan de gebruiker zich wenden tot het openbaar register van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

5 Beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens

Sodexo verbindt zich ertoe alle technische of organisatorische maatregelen te treffen die nodig zijn om de persoonsgegevens te beschermen, in het bijzonder om te voorkomen dat deze worden vervormd, beschadigd of aan onbevoegde derden worden meegedeeld.

6 Gebruik van cookies

Op de harde schijf van de computers die toegang krijgen tot de Sodexo-site worden één of meerdere cookies geplaatst. Een cookie is een klein bestand dat wordt uitgegeven door een server die door een gebruiker wordt geraadpleegd en op zijn harde schijf wordt opgeslagen. Cookies die door de Sodexo-site worden verzonden, registreren informatie over de navigatie op de Sodexo-site vanaf de computer waarop de cookie wordt opgeslagen (de geraadpleegde pagina’s, de datum en het tijdstip van de raadpleging, enz.) en maken het mogelijk om de opeenvolgende bezoeken van de bezoekers te identificeren, in het bijzonder om deze laatste te personaliseren.

Sodexo streeft er daarom naar om het recht van de gebruikers om cookies te weigeren te waarborgen. Personen die verbinding hebben gemaakt met de Sodexo-site kunnen zich verzetten tegen de registratie van cookies door de opties van de browsersoftware op hun computer aan te passen (rubriek voorkeuren voor Netscape, en Internet Options voor Internet Explorer). Sodexo vestigt echter de aandacht van de gebruikers op het feit dat in een dergelijk geval de toegang tot bepaalde diensten van de Sodexo-site kan worden gewijzigd of zelfs onmogelijk kan worden gemaakt. Geen enkele cookie bevat informatie die het mogelijk maakt om telefonisch, per e-mail of per post gecontacteerd te worden.

7 Privacy- en vertrouwelijkheidsbeleid

Sodexo behoudt zich het recht voor om informatie met betrekking tot berichten, zoals inhoud, bron of bestemming, te controleren en te beoordelen indien zij redelijke gronden heeft om aan te nemen dat dergelijke communicatie geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op illegale of onwettige activiteiten, of indien zij orders heeft ontvangen van de bevoegde autoriteiten. Tenzij de controle wordt uitgevoerd op verzoek van de bevoegde autoriteiten, mag Sodexo enkel controle uitoefenen over berichten van openbare of niet-vertrouwelijke aard, d.w.z. informatie op een webpagina, berichten op discussieforums of in computermailings, zonder dat deze lijst uitputtend is.

Sodexo kan de nodige maatregelen treffen voor een goed beheer van het IT-systeem. In dit verband heeft ze toegang tot alle communicatie die is opgeslagen in haar IT-systeem.

De gebruiker verbindt zich ertoe zijn wachtwoord en toegangscode geheim en vertrouwelijk te houden. Elk gebruik van identificatiemiddelen gebeurt onder de volledige verantwoordelijkheid van de gebruiker. In geval van verlies, diefstal of  bedrog van één van deze middelen, is de gebruiker verplicht Sodexo hiervan zo snel mogelijk op de hoogte te brengen, waarbij deze kennisgeving per aangetekend schrijven dient te worden bevestigd. De gebruiker wordt pas van zijn verantwoordelijkheid ontheven op de werkdag die volgt op de dag van ontvangst van de aangetekende brief.

 

7 Toegangsbeperking

Sodexo behoudt zich het recht voor om elke gebruiker de toegang tot het geheel of een deel van de Sodexo site, eenzijdig en zonder voorafgaande kennisgeving, te ontzeggen, in het bijzonder in geval van schending van deze gebruiksvoorwaarden.

 

8 Virusbeveiliging

Sodexo heeft in het kader van de recente technologische ontwikkelingen beveiligingssystemen ingevoerd om deze site, haar computer- en telematicasysteem, haar databanken en de uitwisseling van gegevens met de gebruikers te beschermen. Er is ook een beschermingssysteem tegen bekende en detecteerbare vormen van virussen. Deze beschermingssystemen zullen regelmatig worden aangepast en bijgewerkt.

De verbintenis van Sodexo op dit gebied is er een van middelen, niet van resultaten.

Sodexo en haar zusterbedrijven kunnen dan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor schade, letsel, onderbreking, defect, diefstal, verlies, vernietiging of wijziging van gegevens veroorzaakt door de onrechtmatige toegang tot of om schade te berokkenen aan het computersysteem van derden, dat van Sodexo of dat van een gebruiker, dan wel als gevolg van een virus afkomstig van de website van Sodexo, het computersysteem van Sodexo of dat van een computersysteem van een gebruiker, behoudens in geval van grove schuld of opzet.

 

9 Onderbreking van de toegang tot de dienst

Sodexo gebruikt alle redelijke middelen die haar ter beschikking staan om ervoor te zorgen dat de gebruikers toegang hebben tot de diensten die op haar site worden aangeboden.

Sodexo kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor machine-uitval, kabel- of stroomuitval, diefstal, inbraak, systeemfouten of enige andere gebeurtenis buiten haar redelijke controle waardoor de op de site aangeboden diensten ontoegankelijk of onbruikbaar zijn.

Sodexo kan de toegang tot de site of een deel ervan zonder voorafgaande kennisgeving onderbreken om de site te onderhouden of te verbeteren, in geval van overmacht, risico op misbruik of fraude, of in geval van een gebeurtenis buiten haar controle, zonder enige verplichting of vergoeding na de onderbreking van de toegang.
Sodexo zal zich niettemin inspannen om gebruikers binnen een redelijke termijn te informeren over onderbrekingen.

 

 

10 Communicatie

Elke communicatie verzonden aan de gebruikers van de diensten die op deze site worden aangeboden, hetzij in elektronische vorm of per post, wordt geacht door de gebruiker persoonlijk te zijn ontvangen.

 

11 Wijziging van de algemene gebruiksvoorwaarden

Sodexo behoudt zich het recht voor om de voorwaarden, bepalingen en disclaimers waaronder u deze site wordt aangeboden, te wijzigen.

 

12 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

Het beheer van de site gebeurt vanuit de kantoren van Sodexo en is onderworpen aan de Belgische wetgeving. In geval van betwisting zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd.

 

Sodexo nodigt gebruikers uit om onwettelijke inhoud die beschikbaar is vanaf haar diensten te melden, zodat zij de nodige en gepaste maatregelen kan treffen om deze informatie te verwijderen of ontoegankelijk te maken.